venerdì 10 giugno 2022
Wedding planner: diritti e doveri del cliente
Il rapporto tra fornitore e cliente, quando si tratta di wedding planning, è molto particolare.
Molto spesso è informale, difficilmente ci si dà del lei ad esempio (da cosa dipende? Target, status ecc.), questo non toglie che di fatto ci siano due parti con due ruoli diversi.
Anche se si cerca di procedere come una squadra, i ruoli sono diversi, le competenze sono diverse.
Da un lato gli sposi che investono un budget sostanzioso (20k o 150k non importa, per loro si tratta sempre e comunque di un budget parecchio alto) e desiderano avere un ritorno di quell'investimento più che all’altezza, dall'altro il wedding planner - il Wedpreneur - che semplicemente sa cosa deve e fare e come farlo per raggiungere quel risultato.
In un mondo ideale il cliente si affiderebbe al wedding planner lasciandolo libero di definire il progetto e di scegliere i collaboratori per realizzarlo ma questo succede molto raramente.
E’ un diritto del cliente verificare e decidere, anche perché alla base c’è a volte la sensazione di non avere il completo controllo della situazione e questo per alcune persone è davvero difficile da gestire.
Da qui si sviluppa una modalità di lavoro che prevede un continuo scambio di informazioni e aggiornamenti tra wedding planner e coppia di sposi, un flusso di mail, messaggi, video call che dilatano i tempi decisionali e la durata dell’organizzazione.
E’ la normalità delle cose ma è importante che tu, in quanto professionista, tenga le fila di tutto questo. La tua giornata lavorativa implica la gestione di un parco clienti più o meno vasto, ma di sicuro molteplice e multisfaccettato, perché ogni evento ha esigenze e peculiarità proprie. Sei tu che devi organizzare la pianificazione delle settimane e delle giornate di lavoro, tu che devi stabilire un calendario che detti le tempistiche del planning di ogni matrimonio.
Per riuscire in questo sono necessarie due cose:
1 - che tu non sia continuamente interrotta senza preavviso
2 - che gli sposi facciano la loro parte
Per il primo punto: in fase di preventivo devi indicare le modalità in cui collaborerete. Indica gli orari in cui ti possono telefonare e se possono farlo, spiega che non usi Whatsapp e che non è possibile contattarti lontano dagli orari di ufficio. Perché sei cattiva? No, perché non puoi essere reperibile 24 ore al giorno e, visto che come abbiamo detto il rapporto weddingplanner/cliente è molto particolare, devi trovare il modo di mettere in luce la tua professionalità. E puoi farlo anche rimanendo accogliente e disponibile (riposando la domenica come tutti).
Per il secondo punto: gli sposi possono fare molto per rendere positiva l’esperienza e rapida l’esecuzione del progetto. Essere chiari ed onesti sul budget che vogliono e possono investire ad esempio è un grande aiuto per tutti. Ma la cosa che davvero devono fare è impegnarsi nel farti avere feedback veloci e puntuali, dato che ci tengono ad essere aggiornati su tutto e avere l’ultima parola sulle varie decisioni. Non rispondere ad una mail per due settimane o andarsene in giro a chiedere preventivi alternativi a quelli proposti da te? Non deve succedere, dovesse succedere devono essere consapevoli che il loro atteggiamento provoca una serie di rallentamenti a catena con le conseguenze che puoi immaginare (non trovare più il materiale da noleggiare, perdere l’opzione in location, doversi accontentare dei fornitori disponibili e non poter scegliere tra i migliori che avresti potuto proporre).
Tutto questo va comunicato, con il tuo tono di voce, all’inizio della collaborazione per evitare stress a tutte le parti coinvolte. Ci avevi mai pensato?
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