venerdì 13 settembre 2019
Come prepararsi al grande giorno
La settimana immediatamente precedente al giorno di un matrimonio è molto intensa.
Piccoli e grandi imprevisti non mancano mai, gli sposi accusano un po’ di nervosismo, il telefono suona in continuazione, l’app meteo di fiducia viene controllata regolarmente, sembra di correre una piccola maratona!
Il fatto è che nell’ultima settimana si tirano le fila di mesi e mesi di organizzazione, è il momento in cui bisogna riassumere tutto e lo si fa in via definitiva.
E’ un momento in cui più che mai il wedding planner diventa il referente ufficiale per gli altri fornitori.
Molti professionisti lavorano con una programmazione diversa da quella di chi segue il matrimonio dall’inizio e la fine, andando a gestire le pratiche quasi settimanalmente.
Ecco che il catering ti può rivolgere domande su argomenti discussi mesi prima, il fotografo abbia bisogno degli indirizzi e degli orari, il fiorista voglia verificare quantità e tempistiche.
E’ tutto normale, tu sei lì per questo, per coordinare, spiegare, unire diverse professioni in un unico scopo.
Quando si arriva a questo punto, mi aiuta molto preparare i file. Si tratta di schemi, tabelle, bozze, che riassumono in modo schematico tutto quello che è successo e succederà.
Questi documenti, che preparo e condivido con i collaboratori, sono molto utili perché informano tutte le parti coinvolte e servono da guida per ogni momento della giornata, ma servono soprattutto a me perchè quando ho terminato di mettere in fila orari e dettagli mi sento più leggera.
Sarà il potere della scrittura, che è sempre chiarificatore, oppure il fatto di vedere tutto in ordine sequenziale, ma nel momento in cui stampo i file mi sembra tutto più chiaro, e anche un po’ più facile.
Quali file preparo prima di un matrimonio?
- Timeline
- Allestimenti
- Contatti
- Table plan
- Table plan in ordine alfabetico
- Disposizione allestimento in location prima, dopo e durante la cena
- Saldo siae
- Pagamenti da effettuare
- E liste. Tante liste!
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