venerdì 18 giugno 2021
I giorni precedenti all’evento: cosa si fa
Mancano pochi giorni al (mio) primo matrimonio dell’anno e riscopro la frenesia del conto alla rovescia, di quando tutto deve andare al suo posto e incastrarsi alla perfezione con gli altri elementi.
In una vita normale (quella pre Covid) non mi sarei mai trovata a chiudere alcune task così tardi, ma la data di ripartenza comunicata con troppa calma ha fatto accavallare molte cose per me e per i miei fornitori, così ci si trova a gestire quello che si ha in mano e si deve riuscire a fare tutto. Non c’è alternativa!
Mille cose da fare, collaboratori oberati, sposi pressanti: come uscirne? Quello che mi salva in queste situazioni e mi fa stare tranquilla è il fatto di avere un metodo e un sistema collaudato.
Questo mi permette di affrontare tutte le fasi senza tralasciare nulla e organizzare al meglio il mio lavoro e quello della squadra.
Nei giorni precedenti all’evento si fa proprio questo: si fa il punto dettagliato della situazione per produrre i documenti operativi per se stessi e per tutti i fornitori presenti in location.
I documenti che il wedding planner fornisce sono la guida per gli altri professionisti, se la disposizione dei tavoli è sbagliata, ad esempio, la troveremo sbagliata in location.
La timeline è uno dei documenti operativi, in cui si deve indicare chi fa cosa in ogni momento. Il table plan è un altro pezzo del puzzle che non deve mancare. Come sono i tavoli? Dove? Chi si siederà lì? Dove sono le persone con esigenze alimentari particolari? E poi i contatti, la mappa degli allestimenti, la to do list del giorno.
Per rendere tutto più fluido ho un template pre impostato per ogni cosa, in modo da avere uno schema già impostato da seguire. Veloce e preciso!
I miei file e i miei template li trovi nella Masterplan Toolbox, mentre se parteciperai alla prossima edizione della Digital School il giorno dell'evento e tutto quello che lo precede non avranno più segreti (iscriviti alla lista d’attesa cliccando qui).
Molte ragazze che hanno frequentato la scorsa edizione avranno l'opportunità di essere presenti ad alcuni miei eventi quest’estate. Questo mi rende felice perché la presenza in backstage era l’ultimo tassello per rendere la loro formazione davvero completa al 100%. E così sarà!
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